학생들과 함께 일본으로 수학여행이나 단체 연수를 준비하면서, 인솔 교사 한 명이 비짓재팬웹에 학생들 등록을 한꺼번에 대신 처리해줄 수 있는지 궁금해서 이 글을 찾아보셨을 것입니다.
결론부터 말씀드리면 비짓재팬웹의 '동반가족' 기능은 가족이나 보호자 관계에만 허용되며, 친구·학생 등 가족이 아닌 인원은 한 계정으로 묶어 등록할 수 없습니다. 따라서 인솔 교사가 학생 전원을 본인 계정 하나에 일괄로 등록하는 방식은 허용되지 않고, 학생 각자가 개별 이메일로 자신의 계정을 만들어 등록해야 합니다.
지금부터 동반가족 기능이 학생 단체등록에 적용되지 않는 이유, 그렇다면 인솔자가 실제로 도와줄 수 있는 방법, 단체여행 등록을 효율적으로 준비하는 순서까지 순서대로 안내해드리겠습니다.
동반가족 기능이 학생 단체등록에 적용되지 않는 이유
- 비짓재팬웹 고객센터에 확인한 결과, 동반가족 등록은 가족 또는 보호자 관계에만 허용되며 친구나 지인, 학생 등은 대상이 아니라고 안내하고 있습니다.
- 시스템상으로는 이름과 여권 정보만 입력하면 되므로 관계를 검증하는 절차가 없지만, 공식 정책은 가족·보호자 관계로 한정하고 있어 단체 여행객 전체를 인솔자 계정에 등록하는 것은 원칙에 어긋납니다.
- 세관신고를 가족 대표자가 한꺼번에 처리할 수 있는 기능 역시 같은 세대에 거주하는 가족을 전제로 하므로, 학생 단체에는 적용되지 않습니다.
그렇다면 인솔자가 실제로 도와줄 수 있는 방법
- 학생 한 명 한 명이 각자의 이메일로 자신의 비짓재팬웹 계정을 만들고, 본인 명의로 여권 정보를 등록하는 것이 원칙입니다.
- 학생이 직접 계정을 만들기 어렵거나 스마트폰이 없는 경우, 인솔 교사나 보호자가 학생을 대신해 개별 계정을 하나씩 만들어 정보를 입력해줄 수는 있습니다. 다만 이는 '동반가족'으로 묶는 것이 아니라, 학생마다 별도의 계정을 각각 만들어주는 방식입니다.
- 실제로 부모가 자녀와 함께 같은 여행에 참여하는 경우라면, 그 자녀만 부모 계정의 동반가족으로 등록할 수 있습니다. 학생 전체가 아니라 실제 가족 관계에 있는 인원에 한해서만 가능합니다.
단체여행 등록을 효율적으로 준비하는 순서
- 출발 최소 2주 전, 학생 명단과 함께 각자의 여권 사본(또는 사진), 이메일 주소를 미리 취합합니다.
- 학교 컴퓨터실이나 실습 시간을 활용해 학생들이 각자 자신의 계정으로 로그인해 본인 정보를 직접 입력하도록 안내합니다.
- 스스로 입력이 어려운 학생은 인솔 교사나 보호자가 옆에서 도와 개별 계정에 정보를 대신 입력해줍니다.
- 전원 등록이 끝나면 항공편과 숙소 정보를 동일하게 입력하도록 안내하고, 출발 전 학생별 QR코드를 각자 스마트폰에 저장하게 합니다.
비짓재팬웹의 동반가족 기능은 가족·보호자 관계에만 허용되므로, 인솔 교사가 학생 전체를 본인 계정에 일괄로 등록할 수는 없습니다. 학생 각자가 개별 계정을 만들어 본인 명의로 등록해야 하며, 인솔자는 이를 대신 도와줄 수는 있어도 하나의 계정으로 묶을 수는 없습니다. 출발 전 학생 명단과 여권 정보를 미리 취합해두면, 개별 등록이라도 단체여행 준비를 훨씬 수월하게 마칠 수 있습니다.
자주 묻는 질문
Q.인솔 교사 계정에 학생 전체를 동반가족으로 추가하면 안 되나요?
A.비짓재팬웹 고객센터 확인 결과, 동반가족 등록은 가족·보호자 관계에만 허용되며 학생이나 친구, 지인은 대상이 아닙니다. 학생은 각자 개별 계정으로 등록해야 합니다.
Q.학생이 스마트폰이 없으면 등록이 아예 불가능한가요?
A.아닙니다. 학생 본인 명의의 계정만 만들면 되므로, 스마트폰이 없다면 인솔 교사나 보호자가 다른 기기로 학생별 개별 계정을 만들어 정보를 대신 입력해줄 수 있습니다.
Q.학생 중 부모와 함께 오는 경우는 어떻게 등록하나요?
A.그 학생만 부모 계정의 동반가족으로 등록할 수 있습니다. 다만 이는 실제 부모-자녀 관계에 한해서만 적용되며, 나머지 학생들과 함께 묶어 등록할 수는 없습니다.